LA COCINA - Episodio 42
Episodio 42 - Entendiendo los Costos: Por que el Food Cost Importa para Tu Carrera
Este episodio va a hacer algo que pocos programas de entrenamiento hacen con las personas en posiciones de cocina: explicarte los numeros que determinan si tu programa de food service es exitoso o no, en lenguaje que no requiere un titulo universitario para entenderlos.
No porque seas incapaz de entender conceptos financieros complejos. Sino porque los conceptos que necesitas para este rol no son financieramente complejos. Son aritmetica aplicada a decisiones operacionales que ya estas tomando todos los dias. Lo unico que falta es conectar las decisiones con los numeros que producen.
Cuando era gerente de distrito en Laredo con SSP Partners, una de las cosas que mas me esforzaba en hacer con mis gerentes de tienda era desmitificar el food cost. Muchos lo veian como un numero abstracto que llegaba en un reporte y que significaba que alguien estaba en problemas. Cuando empezaban a entender exactamente de donde venia ese numero y que decisiones operacionales especificas lo afectaban, la manera en que manejaban sus cocinas cambiaba completamente.
Hoy hacemos lo mismo contigo.
Empecemos con la definicion mas simple posible del food cost, porque todo lo demas construye sobre ella.
El food cost es el costo de los ingredientes que usaste para producir lo que vendiste, expresado como porcentaje de las ventas de food service. Si vendiste cien dolares de comida y los ingredientes que usaste para producir esa comida costaron treinta dolares, tu food cost es treinta por ciento.
Eso es todo. No es mas complicado que eso en su forma basica.
Lo que si es complicado es lo que mueve ese porcentaje hacia arriba o hacia abajo, y ese es el contenido real de este episodio.
Hay cuatro factores principales que determinan el food cost de un programa de food service. Cada uno conecta directamente con habilidades que ya desarrollaste en episodios anteriores.
El primer factor es el costo de los ingredientes. Lo que pagas por cada ingrediente que entra a tu cocina. Este factor esta determinado principalmente por los contratos con los proveedores que la operadora negocia, no por decisiones que tomas en el turno. Pero como asistente, tienes influencia indirecta a traves de la recepcion: cuando rechazas producto fuera de especificacion en lugar de aceptarlo para evitar el conflicto, estas asegurandote de que lo que pagas corresponde a lo que recibes.
El segundo factor es el desperdicio. Todo el producto que entra a tu cocina y no llega a venderse, por cualquier razon, es costo sin ingreso. Lo discutimos en detalle en el episodio diecinueve. Aqui el punto es ver ese desperdicio como un porcentaje de tus ventas. Si tienes diez por ciento de desperdicio sobre tus ventas, tu food cost sube diez puntos porcentuales. Esa conexion directa entre el desperdicio que ocurre en la cocina y el numero que aparece en el reporte de food cost es la que hace que el control del desperdicio sea una responsabilidad de negocio, no solo una practica operacional.
El tercer factor es la porcion. Si el estandar de un taco establece dos onzas de proteina y tu cocina esta usando tres, cada taco que produces cuesta cincuenta por ciento mas en proteina de lo que deberia. Eso puede parecer pequeno por unidad pero multiplicado por cientos de tacos al dia, durante semanas y meses, produce una desviacion de food cost significativa que aparece en los reportes sin que nadie haya tomado una decision consciente de gastar mas.
El cuarto factor es el robo o la perdida no documentada. Producto que desaparece sin que haya una razon identificable en el registro de waste. Este factor es el mas dificil de abordar porque implica sospechar de personas, y la mayoria de las gerentes y asistentes prefieren asumir que hay otra explicacion antes de llegar a esa conclusion. Pero la formula del episodio treinta y cinco, inventario inicial mas entregas menos ventas igual inventario actual, no miente. Si el resultado no cuadra con lo que fisicamente tienes, hay una discrepancia que necesita investigacion.
Quiero explicarte como se usa el food cost como herramienta de gestion, porque conocer el numero no es suficiente si no sabes que hacer con el.
El food cost de un programa de food service tiene un rango objetivo que la operadora establece basandose en sus costos de ingredientes, sus precios de venta, y el margen que necesita para que el programa sea rentable. En la mayoria de los programas de tiendas de conveniencia, ese objetivo esta en algun lugar entre el veintiocho y el treinta y cinco por ciento dependiendo del tipo de programa, los ingredientes utilizados, y los precios de venta.
Cuando el food cost real esta por encima del objetivo, eso es una senal de que algo no esta funcionando bien. No necesariamente que alguien hizo algo mal deliberadamente. Puede ser un problema de porcion, de desperdicio, de recepcion de producto, o de cualquier combinacion de esos factores. El numero te dice que hay un problema. No te dice cual. Encontrar cual requiere investigar cada uno de los cuatro factores.
Cuando el food cost esta por debajo del objetivo, eso tambien merece atencion, aunque sea una noticia aparentemente buena. Un food cost demasiado bajo puede ser senal de que se esta usando menos ingrediente del estandar, lo cual afecta la calidad del producto. O puede ser un error en el registro de ventas o de inventario. Un numero que no refleja la realidad no es util aunque se vea bien.
Hay algo que quiero decirte sobre tu relacion personal con el food cost como asistente de gerente de cocina.
En el episodio diecinueve hablamos de pensar como duena aunque todavia no lo seas. El food cost es el numero que mas directamente conecta el trabajo diario de la cocina con el resultado economico del programa. Cada decision que tomas sobre porcion, sobre waste, sobre recepcion de producto, sobre produccion anticipada, mueve ese numero en alguna direccion.
La asistente que entiende esa conexion no necesita que nadie le diga que reducir el desperdicio importa o que las porciones tienen que ser consistentes. Lo entiende porque puede ver directamente como esas decisiones aparecen en el numero. Esa comprension es lo que convierte el cumplimiento de estandares en responsabilidad de negocio genuina.
Y cuando llegas a una conversacion con tu gerente o con el dueno de la tienda y puedes hablar sobre el food cost con especificidad sobre que lo esta afectando y que propones hacer al respecto, esa conversacion te posiciona de una manera completamente diferente a como te posicionaria hablar solo sobre lo bien que funciona la cocina en terminos operacionales.
Tres preguntas para tu camino a casa.
Primera: Sabes cual es el food cost objetivo de tu programa de food service? Si no lo sabes, esa es la pregunta que vale hacerle a tu gerente esta semana. No para juzgar si el programa esta bien o mal. Para tener el punto de referencia contra el cual medir lo que estas aprendiendo.
Segunda: De los cuatro factores que discutimos hoy, costo de ingredientes, desperdicio, porcion, y perdida no documentada, cual crees que tiene el mayor impacto en el food cost de tu tienda en este momento? Esa evaluacion, aunque sea una estimacion basada en lo que observas, es exactamente el tipo de analisis que una asistente de gerente deberia ser capaz de hacer.
Tercera: Si tu gerente te mostrara el reporte de food cost del ultimo mes y te preguntara que crees que lo esta causando, que dirias? Practicar esa respuesta mentalmente, basandote en lo que sabes sobre las operaciones de tu tienda, te prepara para la conversacion real cuando llegue.
Este ha sido el episodio cuarenta y dos de La Cocina. El food cost no es un numero que le pertenece al gerente o al dueno. Es el resultado colectivo de cientos de decisiones operacionales que ocurren en tu cocina todos los dias. Entenderlo es entender como tu trabajo conecta con el exito del negocio. Y esa conexion, vista con claridad, cambia la manera en que te relacionas con cada decision que tomas en esa cocina.
Soy Mike Hernandez. Nos vemos en el episodio cuarenta y tres.