LA COCINA - Episodio 35
Episodio 35 - Inventario Basico: Cuenta, Reporta, Deja de Desperdiciar
Cuando era gerente de distrito en Laredo con SSP Partners, habia una pregunta que le hacia a cada gerente de tienda en mis visitas que me decia mas sobre la salud de su operacion que cualquier reporte financiero.
Le preguntaba: en este momento, cuanto de tu ingrediente mas vendido tienes en la cocina?
Los gerentes que podian responder esa pregunta con precision y sin hesitar tenian operaciones solidas. No perfectas. Solidas. Porque esa precision no venia de revisar el reporte antes de que yo llegara. Venia de un sistema de inventario que funcionaba todos los dias y que les daba informacion confiable en cualquier momento.
Los gerentes que hesitaban, que decian mas o menos o que tenian que ir a verificar antes de responder, tenian operaciones donde el inventario era un misterio. Y donde el inventario es un misterio, el desperdicio es alto, los faltantes son frecuentes, y el food cost es impredecible.
Hoy vamos a hablar de inventario desde la perspectiva de la kitchen lead, porque este es el nivel donde empiezas a tocar los numeros del negocio de manera real.
Primero necesito ser directo sobre algo: el inventario no es una tarea administrativa que existe separada del trabajo de cocina. Es informacion operacional critica que determina lo que puedes producir, cuando necesitas reordenar, y cuanto estas perdiendo en waste evitable.
Una kitchen lead que entiende su inventario puede anticipar problemas antes de que ocurran. Sabe que manana hay que pedir mas proteina antes de que se acabe en medio del turno de desayuno. Sabe que el batch de tortillas que llego esta semana tiene fechas mas cortas de lo normal y hay que ajustar la produccion para no desperdiciar. Sabe que el nivel de queso esta bajando mas rapido de lo que el volumen de ventas justifica, lo cual indica un posible problema de porcion o de waste.
Esa informacion no llega sola. Viene de contar, de registrar, y de prestar atencion a los patrones con el tiempo.
Hablemos de los niveles de par, porque ese concepto es la base de cualquier sistema de inventario funcional en una cocina de tienda de conveniencia.
El nivel de par es la cantidad minima de un ingrediente o producto que necesitas tener disponible para operar sin interrupciones durante un periodo especifico. En la practica, el nivel de par responde a esta pregunta: cuanto de esto necesito tener en la cocina para que no me quede sin el antes de la proxima entrega?
Calcular el nivel de par de un ingrediente requiere tres datos: cuanto usas tipicamente en el periodo entre entregas, cuanto margen adicional necesitas para variaciones de demanda y para emergencias, y con que frecuencia llegan las entregas de ese ingrediente. Esos tres datos, combinados, te dan una cantidad que cuando el inventario baja a ese nivel, es momento de hacer el pedido.
En las tiendas de Laredo donde el programa de Laredo Taco Company funcionaba mejor, los niveles de par estaban establecidos para cada ingrediente critico del menu. No en la cabeza de la gerente solamente. En un documento accesible que cualquier persona con responsabilidad de inventario podia revisar. Eso garantizaba que el sistema funcionaba independientemente de quien estuviera en turno.
Ahora hablemos del conteo fisico, porque es donde el sistema de inventario se conecta con la realidad de la cocina.
Un conteo de inventario es exactamente lo que suena: cuentas fisicamente lo que tienes de cada ingrediente o producto en la cocina. No estimas. No confias en lo que el sistema de pedidos dice que deberia haber. Cuentas.
La frecuencia del conteo depende de tu operacion. Los ingredientes de alto costo y alto uso, como proteinas y quesos, se cuentan mas frecuentemente. Los ingredientes de bajo costo y bajo riesgo de shortage, como especias o condimentos en bulk, se cuentan con menos frecuencia. En una operacion bien manejada, los ingredientes criticos del menu se cuentan al menos una vez al dia, tipicamente al inicio o al cierre del turno.
El conteo tiene que ser preciso. No aproximado. Diferencia de dos libras en una proteina costosa puede representar dinero real de waste no identificado o de robo no detectado. El conteo impreciso produce informacion inutilizable.
Y el conteo tiene que registrarse. Una cuenta que no se registra no existe para ningun proposito practico. El registro del conteo es lo que te permite comparar con el conteo anterior, identificar variaciones, y detectar patrones que no son visibles en un solo conteo.
Quiero hablar del waste tracking, porque es la conexion directa entre el inventario y los numeros del negocio que sembramos en el episodio diecinueve.
En el episodio diecinueve hablamos de cero desperdicio como mentalidad y de registrar el waste con contexto. Ahora vamos un paso mas lejos: como usar ese registro de waste en combinacion con el conteo de inventario para identificar problemas reales.
La formula basica es: inventario inicial mas lo que llego en entregas, menos lo que se vendio, deberia igual lo que tienes ahora. Si la diferencia es mayor que el waste que registraste, hay una discrepancia. Esa discrepancia tiene una causa: waste no registrado, porcion incorrecta, robo, error de recepcion, o error de conteo.
Ninguna de esas causas se puede identificar si no tienes el conteo y el registro de waste. Con esos dos datos, la discrepancia se convierte en informacion investigable en lugar de en un numero negativo en el reporte de food cost que nadie entiende por que existe.
Como kitchen lead, tu no necesitas hacer el analisis financiero completo. Pero si necesitas proveer la informacion de conteo y waste que permite que ese analisis se haga. Esa es tu contribucion a los numeros del negocio desde tu posicion actual.
Hay una dimension de este episodio que quiero nombrar directamente porque afecta la manera en que muchas cocineras y lideres se relacionan con el inventario: el miedo a los numeros.
He visto cocineras extraordinariamente competentes en todos los aspectos tecnicos de su trabajo que se bloqueaban cuando llegaba el momento de hablar de cantidades, de conteos, o de cualquier cosa que pareciera matematica. Ese bloqueo no es falta de capacidad. Es falta de exposicion. Nadie les habia ensenado que los numeros del inventario no son matematica compleja. Son conteo y comparacion. Cuanto hay. Cuanto deberia haber. Cual es la diferencia.
Si ese bloqueo existe para ti, este es el episodio donde lo nombras y donde decides que no va a seguir limitandote. Los numeros del inventario no requieren un grado universitario. Requieren atencion, consistencia, y la decision de aprender un sistema que al principio parece ajeno pero que con practica se vuelve tan natural como cualquier otro proceso de tu cocina.
Tres preguntas para tu camino a casa.
Primera: Sabes cuales son los niveles de par de los tres ingredientes mas criticos de tu menu? Si no los sabes, esa es la pregunta que vale hacerle a tu gerente esta semana. No para demostrar que no sabes. Para empezar a aprender el sistema de inventario de tu operacion desde la base.
Segunda: En tu tienda, existe un sistema de conteo de inventario regular para los ingredientes criticos de la cocina? Si existe, sabes como funciona y participas en el? Si no existe o si no participas, como podrias empezar a familiarizarte con ese proceso aunque no sea tu responsabilidad formal todavia?
Tercera: Piensa en la ultima vez que un faltante de ingrediente afecto el servicio durante tu turno. En retrospectiva, habia seniales antes de que ocurriera que un sistema de inventario bien manejado habria detectado? Esa retrospectiva te dice exactamente que tipo de informacion un buen sistema de inventario habria provisto y que diferencia habria hecho.
Este ha sido el episodio treinta y cinco de La Cocina. El inventario no es papeleo. Es la informacion que le permite a tu cocina operar de manera predecible en lugar de reactiva. La kitchen lead que entiende su inventario no se queda sin ingredientes en medio del rush. No pierde food cost en waste que era evitable. Y no llega a la conversacion sobre los numeros del negocio sin tener nada que decir. Esa kitchen lead ya esta pensando como gerente.
Soy Mike Hernandez. Nos vemos en el episodio treinta y seis.